Kodėl spausdinimo išlaidos vis dar graužia verslo biudžetą?

Kai pradedi skaičiuoti, kiek per mėnesį išleidžiama spausdinimui, skaičiai tikrai gali pribloškti. Daugelis Šiaulių įmonių nė neįtaria, kad spausdinimo išlaidos sudaro nemažą dalį operacinių kaštų – kartais net iki 3% viso apyvartos. Ir tai ne tik popierius bei elektra. Didžiausią dalį čia sudaro kasetės ir toneriai, kurių kainos parduotuvėse atrodo visai nekaltai, bet per metus susideda į gražią sumą.

Problema ta, kad daugelis verslų tiesiog perka tas pačias originalias kasetes, kokias rekomenduoja gamintojas, nė negalvodami apie alternatyvas. Arba dar blogiau – perka pigias kasetes iš abejotinų tiekėjų ir paskui stebi, kaip spausdintuvas genda greičiau nei tikėjosi. Yra auksinis viduriukas, ir būtent apie jį kalbėsime šiame straipsnyje.

Pirmasis būdas: Atsisakyk originalo kulto ir atrask kokybiškas alternatyvas

Girdėjau šimtus kartų: „Bet mes naudojame tik originalias kasetes, nes taip saugiau.” Taip, suprantu tą logiką, bet realybė šiek tiek kitokia. Originalios kasetės tikrai kokybiškai pagamintos, tačiau jų kaina dažnai yra perpūsta būtent dėl prekės ženklo. Gamintojams pelningiausias verslas – ne spausdintuvų pardavimas, o kasetės. Todėl spausdintuvai parduodami beveik sau kaina, o vėliau tu mokėsi per nosį už kiekvieną kasetę.

Šiauliuose vis daugiau įmonių atranda, kad kokybiškos analogiškos kasetės ar perpildytos originalios kasetės veikia ne ką prasčiau. Svarbiausia – rasti patikimą tiekėją, kuris garantuoja kokybę. Geriausi variantai yra tie, kurie siūlo garantiją ne tik kasetei, bet ir spausdintuvui, jei kas nutiktų.

Praktiškai kalbant, analogiškos kasetės gali kainuoti 30-50% pigiau nei originalios, o spausdinimo kokybė bus beveik identiška. Jei per mėnesį sunaudojate 10 kasetių, tai per metus sutaupote kelis šimtus eurų. Ne kažin koks turtas, bet kodėl atsisakyti lengvų pinigų?

Antrasis būdas: Perpildyk kasetes vietoj naujų pirkimo

Čia tikrai ne visiems tinkantis variantas, bet jei jūsų biure spausdinama daug, perpildymas gali būti tikras išgelbėjimas. Šiauliuose yra keletas įmonių, kurios profesionaliai perpildo kasetes – tai reiškia, kad jūsų ištuštėjusi kasetė užpildoma nauju milteliu ir grąžinama veikti.

Viena kasetė gali būti perpildyta 3-5 kartus be jokių problemų, o kaina paprastai yra 40-60% pigesnė nei naujos kasetės. Matematika paprasta: jei originali kasetė kainuoja 60 eurų, analogiška – 35 eurus, tai perpildymas gali kainuoti tik 20-25 eurus.

Bet čia yra keletas niuansų. Pirma, ne visos kasetės tinka perpildymui – kai kurios turi specialius lustus, kurie blokuoja perpildymą. Antra, perpildymo kokybė labai priklauso nuo to, kas tai daro. Prastas perpildymas gali sugadinti spausdintuvą, todėl rinkitės tik patikrintus specialistus su gerais atsiliepimais.

Trečiasis būdas: Optimizuok spausdinimo nustatymus ir procesus

Skamba nuobodžiai, bet tai vienas efektyviausių būdų taupyti. Dauguma darbuotojų spausdina dokumentus standartiniais nustatymais, o tai reiškia – maksimalia kokybe, spalvotai, abiejose pusėse arba tik vienoje. Niekas nė negalvoja, ar tikrai reikia tokios kokybės.

Štai ką galite padaryti jau šiandien:

Nustatykite spausdintuvą į „juodraščio” režimą pagal nutylėjimą. Tai sumažina rašalo suvartojimą iki 50%, o daugumoje atvejų kokybė vis tiek yra visiškai priimtina. Jei reikia aukštos kokybės spaudinio, darbuotojas gali rankiniu būdu pakeisti nustatymus.

Įjunkite dvipusį spausdinimą automatiškai. Tai ne tik taupo popierių, bet ir netiesioginiai sumažina kasetės suvartojimą, nes spausdinama mažiau lapų.

Apribokite spalvotą spausdinimą. Daugelyje biurų spalvotas spausdintuvas prieinamas visiems, nors 90% dokumentų puikiai tinka nespalvoti. Nustatykite, kad pagal nutylėjimą spausdintų nespalvotai, arba apskritai apribokite prieigą prie spalvoto spausdintuvo tik tiems, kam tikrai reikia.

Vienas Šiaulių buhalterijos biuras, su kuriuo teko bendrauti, įdiegė šias taisykles ir per tris mėnesius sumažino spausdinimo išlaidas 35%. Jokių investicijų, tik protingas nustatymų pakeitimas.

Ketvirtasis būdas: Perkelk dalį procesų į skaitmeninę erdvę

Žinau, žinau – tai ne straipsnis apie digitalizaciją. Bet rimtai, kiek dokumentų jūsų biure spausdinama tik tam, kad kas nors pasirašytų ir įdėtų į aplanką? Arba kiek kopijų daroma „atsarginei kopijai”, nors viskas ir taip saugoma kompiuteryje?

COVID pandemija parodė, kad daugelis procesų puikiai veikia ir be popieriaus. Elektroniniai parašai, debesų saugyklos, dokumentų valdymo sistemos – visa tai jau nebe ateities technologijos, o kasdienybė.

Pradėkite nuo paprasčiausių dalykų. Ar tikrai reikia spausdinti kiekvieną el. laišką? Ar susirinkimams būtina dalyti popierines medžiagas, jei visi turi nešiojamuosius? Ar sąskaitos faktūros negali būti siunčiamos elektroniniu būdu?

Viena Šiaulių transporto įmonė perėjo prie elektroninių važtaraščių ir per metus sutaupė ne tik kasetėms, bet ir sumažino administracinę naštą. Vairuotojai užpildo dokumentus planšetėse, duomenys automatiškai keliauja į sistemą, ir niekas nieko nebespausdina. Efektyvumas išaugo, o kasetės dabar keičiamos kartą per kelis mėnesius, o ne kas savaitę.

Penktasis būdas: Stebėk, analizuok ir valdyk spausdinimo srautus

Jei nežinai, kiek ir kas spausdina, negali to kontroliuoti. Daugelis įmonių tiesiog perka kasetes, kai jos baigiasi, ir nė nesusimąsto, ar galėtų būti kitaip. Bet jei pradedi stebėti statistiką, greitai pamatai keistas tendencijas.

Pavyzdžiui, gali paaiškėti, kad vienas darbuotojas per savaitę išspausdina tiek pat, kiek visa kita komanda per mėnesį. Arba kad penktadieniais spausdinimo kiekis išauga trigubai (gal kas nors spausdina asmeninius dokumentus?). Arba kad tam tikras spausdintuvas ėda kasetes dvigubai greičiau nei kiti – galbūt jis blogai sukonfigūruotas arba jau laikas jį pakeisti.

Šiuolaikiniai spausdintuvai dažnai turi integruotas stebėjimo funkcijas, o jei ne – yra specialios programos, kurios tai daro. Kai kurios net leidžia nustatyti limitus atskiriems darbuotojams ar departamentams.

Vienas Šiaulių dizaino studija įdiegė tokią sistemą ir aptiko, kad stažuotojai mokydamiesi spausdino begalę testinių puslapių. Kai jiems buvo nustatyti protingi limitai ir paaiškinta, kaip naudoti ekraninę peržiūrą, spausdinimo kiekis sumažėjo 40%.

Bonus patarimas: Investuok į tinkamą techniką ilgalaikei perspektyvai

Nors šis straipsnis apie taupymą su kasetėmis, negaliu nepaminėti vieno dalyko. Kartais pigiausia ilgalaikėje perspektyvoje yra investuoti į geresnę įrangą. Jei jūsų biure vis dar stovi senas lazerinis spausdintuvas, kuris ėda kasetes kaip beprotis, galbūt laikas pagalvoti apie naują modelį.

Naujesni spausdintuvai yra daug efektyvesni – jie suvartoja mažiau rašalo, turi didesnes kasetes, kurios trunka ilgiau, ir dažnai palaiko ekonomiškus spausdinimo režimus. Kai kurie modeliai turi net „toner save” režimą, kuris automatiškai reguliuoja rašalo naudojimą priklausomai nuo dokumento tipo.

Taip pat verta apsvarstyti spausdintuvų nuomą su aptarnavimo paketu. Daugelis Šiaulių įmonių renkasi šį variantą, nes tai reiškia nuspėjamas mėnesines išlaidas, o visos kasetės, remontas ir aptarnavimas įeina į kainą. Nereikia galvoti apie kasetės užsisakymą, nereikia ieškoti remonto specialisto – viskas daroma automatiškai.

Kai skaičiai pradeda dirbti jūsų naudai

Matot, spausdinimo išlaidų mažinimas nėra kažkas labai sudėtingo ar reikalaujančio didelių investicijų. Dažniausiai tai tik protingas požiūris, keletas paprastų pakeitimų ir šiek tiek dėmesio detalėms. Jei įgyvendinsite bent tris iš penkių čia aptartų būdų, tikrai pamatysite skirtumą sąskaitose.

Šiauliuose vis daugiau verslų supranta, kad kiekvienas sutaupytas euras spausdinimui – tai euras, kurį galima investuoti į verslo augimą, darbuotojų mokymus ar naujus projektus. Ir nors kasetės gali atrodyti kaip smulkmena didžiojoje verslo panoramoje, būtent iš tokių smulkmenų ir susideda pelnas.

Pradėkite nuo paprasčiausio – peržiūrėkite, kiek išleidžiate dabar, paskaičiuokite, kiek galėtumėte sutaupyti su alternatyviomis kasetėmis ar perpildymu, ir priimkite sprendimą. Jūsų buhalteris tikrai padėkos, kai kitą ketvirtį pamatys mažesnes išlaidas, o jūs galėsite pasidžiaugti, kad padarėte kažką protingo savo verslui.